L'Agenzia dell'Unione Europea per l'Asilo (di seguito 'l'EUAA' o 'l'Agenzia') si impegna a proteggere la vostra privacy. L'EUAA raccoglie e elabora ulteriormente i dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2018/17251 (di seguito 'EUDPR').
Questa Avviso di Protezione dei Dati spiega, tra l'altro, le ragioni del trattamento dei tuoi dati personali, il modo in cui raccogliamo, gestiamo e garantiamo la protezione dei tuoi dati personali e quali diritti hai in relazione ai tuoi dati personali. Specifica inoltre i dati di contatto del Responsabile del Responsabile dei Dati con cui puoi esercitare i tuoi diritti, nonché del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) e del Supervisore Europeo per la Protezione dei Dati (EDPS), ai quali potresti avere ricorso per esercitare tali diritti.
Perché e come trattiamo i tuoi dati personali?
I tuoi dati personali vengono trattati per facilitare il funzionamento dello Strumento di Segnalazione sviluppato dall'EUAA. Lo strumento di riferimento EUAA è pensato per essere utilizzato dal personale che lavora nell'asilo e nella reception per facilitare il rinvio dei richiedenti con bisogni speciali a un adeguato supporto. Il rinvio di questi casi è fondamentale per prevenire il peggioramento della condizione preesistente dei richiedenti o l'emergere di nuovi fattori di rischio o bisogni. Il rinvio a un supporto adeguato dovrebbe essere attivato non appena vengono identificate le esigenze speciali della persona. Il Toolkit di Segnalazione è composto da tre elementi:
- Modulo di Segnalazione - Un modello volto a facilitare la comunicazione tra gli attori coinvolti nella segnalazione del candidato in una situazione vulnerabile.
- Strumento di ricerca per fornitori di servizi - Una funzione che aiuta gli utenti a trovare servizi che offrono supporto ai richiedenti in situazioni vulnerabili. Prima di diventare pienamente funzionante, questa parte dello strumento deve essere popolata con informazioni riguardanti fornitori di servizi autorizzati in una specifica area o regione.
- Guida - Mira a indirizzare gli utenti su come condurre adeguatamente un invio, delineando le condizioni necessarie per un processo di segnalazione, fornendo i consigli da fare e da evitare per gli utenti e i link a un meccanismo di segnalazione
Un Punto Focale è qualsiasi persona incaricata dall'autorità di mappare i servizi disponibili in un territorio designato e di mantenerli aggiornati. Possono operare a livello centrale o essere assegnati a una certa area.
I Punti Focali svolgono un ruolo cruciale nell'assicurare che il Toolkit di Segnalazione sia funzionale, accurato e affidabile nel paese o regione assegnato.
Lo strumento di riferimento EUAA aiuta l'utente a trovare fornitori di servizi rilevanti disponibili a livello nazionale/regionale nello strumento di ricerca dei fornitori di servizi. Lo strumento contiene un elenco dei fornitori di servizi registrati per ogni Stato Membro.
L'elaborazione è limitata alla gestione dei dati degli account utente, alla garanzia di un accesso sicuro allo strumento e al mantenimento delle funzionalità. Ciò significa chel'EUAA agisce come responsabile dei dati solo per quanto riguarda la gestione degli accessi, la sicurezza e la manutenzione. I dati compilati nel modulo di segnalazione non vengono mai trasmessi o memorizzati sui server EUAA. I dati rimangono interamente all'interno del browser dell'utente.
Elaboriamo i tuoi dati personali come segue:
- Le informazioni sui punti focali vengono convogliate all'EUAA via email alla cassetta postale funzionale dello strumento di riferimento (referral.tool@euaa.europa.eu). Queste informazioni vengono utilizzate per creare account utente.
- Le informazioni sui fornitori di servizi sono raccolte tramite lo strumento di riferimento EUAA, il cui accesso è fornito tramite l'accesso UE. Queste informazioni vengono utilizzate per popolare il repository dei fornitori di servizi contenuto nello Strumento di Ricerca dei Fornitori di Servizi. Si osserva che, per quanto riguarda l'uso del login UE, la Commissione Europea (DIGIT) è il responsabile di tutte le operazioni di elaborazione relative al mantenimento di un account di login UE e all'autenticazione stessa. Per maggiori informazioni, si prega di consultare la Dichiarazione sulla Privacy dell'Accesso UE.
Su quale base legale trattiamo i tuoi dati personali?
Trattiamo i vostri dati personali sulla base dell'Articolo 13 del Regolamento (UE) 2021/2303 2 (di seguito 'il Regolamento EUAA'), poiché il trattamento è necessario per promuovere una corretta ed efficace attuazione della legge dell'Unione sull'asilo.
Di conseguenza, l'attività di elaborazione è legittima ai sensi dell'articolo 5(1) punto (a) dell'EUDPR, a condizione che sia necessaria per l'esecuzione dei compiti che l'Agenzia ha incaricato di adempiere al proprio mandato in virtù del Regolamento EUAA. Dato che i fornitori di servizi si auto-registrano per essere inclusi nello strumento di ricerca, il trattamento è legale anche ai sensi del punto (d) dell'articolo 5(1) dell'EUDPR che si riferisce al consenso.
Quali dati personali raccogliamo e elaboriamo ulteriormente?
Le seguenti categorie di dati personali possono essere trattate:
- Per le persone che agiscono come punti focali:
- Nome;
- Cognome;
- Indirizzo email aziendale;
- Paese in cui si trovano.
- Per i fornitori di servizi:
- (Entità giuridica) nome del fornitore di servizi
- Indirizzo
- Numero di telefono
- Area di competenza (gruppo target e servizio fornito)
Nella maggior parte dei casi, queste informazioni non sono collegate a un individuo, tuttavia, a volte può essere che il nome di un fornitore di servizi si riferisca direttamente a un individuo.
Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati personali?
I dati personali dei punti focali sono conservati finché l'utente è attivo come punto focale. Per eliminare i loro account Focus, devono contattare EUAA tramite referral.tool@euaa.europa.eu.
Le informazioni sui fornitori di servizi sono soggette a revisioni periodiche per garantire l'accuratezza. Un fornitore di servizi può cancellare le proprie informazioni dallo strumento di segnalazione e cancellare indipendentemente il proprio account tramite il login UE. Eliminare l'account di accesso UE non rimuove automaticamente l'account e le informazioni sui servizi nello strumento di segnalazione EUAA.
Come proteggiamo e proteggiamo i tuoi dati personali?
Per proteggere i tuoi dati personali, l'EUAA ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Le misure tecniche includono azioni appropriate per affrontare la sicurezza online, il rischio di perdita dei dati, la modifica dei dati o l'accesso non autorizzato, tenendo conto del rischio rappresentato dal trattamento e della natura dei dati personali trattati. Le misure organizzative includono la limitazione dell'accesso ai dati personali esclusivamente a persone autorizzate con una necessità legittima di sapere ai fini di questa operazione di elaborazione.
Si nota che i dati di autenticazione dei fornitori di servizi sono protetti dall'autenticazione multifattoriale ('MFA') abilitata tramite login UE, e i dati di autenticazione dei punti focali sono protetti da Microsoft Entra ID con MFA.
Chi ha accesso ai tuoi dati personali e a chi sono stati divulgati?
Le seguenti categorie di destinatari hanno accesso ai tuoi dati personali:
- Le informazioni sui punti focali sono disponibili solo su base di necessità di conoscenza per il personale EUAA che lavora per l'Unità di Cooperazione e Guida per l'Asilo e la Ricezione ('ARCU'), nonché per il personale autorizzato dell'Unità di Tecnologia dell'Informazione e della Comunicazione ('ICTU') per scopi di manutenzione e risoluzione dei problemi.
- Le informazioni sui fornitori di servizi sono disponibili pubblicamente.
Trasferiamo alcuni dei tuoi dati personali a paesi terzi o organizzazioni internazionali (al di fuori dell'UE/SEE)?
No
Questa elaborazione comporta decisioni automatizzate, incluso il profiling?
No
Quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli?
Secondo l'EUDPR, hai il diritto di accedere ai tuoi dati personali e di correggerli nel caso in cui i dati siano inaccurati o incompleti. Se i tuoi dati personali non sono più necessari per l'EUAA o se l'operazione di trattamento è illegale, hai il diritto di cancellare i tuoi dati. In determinate circostanze, come se contesti l'accuratezza dei dati trattati o se non sei sicuro che i tuoi dati siano processati legalmente, puoi chiedere al Data Controller di limitare il trattamento dei dati. Puoi anche opporti, per motivi legittimi di fondo, al trattamento dei dati che ti riguardano. Inoltre, hai il diritto alla portabilità dei dati, che ti consente di ottenere i dati che il Data Controller possiede su di te e trasferirli da un Data Controller all'altro. Quando rilevante e tecnicamente fattibile, l'EUAA farà questo lavoro per te.
Se hai domande o domande riguardanti il trattamento dei tuoi dati personali o desideri esercitare i tuoi diritti, ti preghiamo di contattare il Responsabile del Trattamento dei Dati, il Capo dell'Unità di Cooperazione e Orientamento per l'Asilo e la Ricezione, inviando un'e-mail a referral.tool@euaa.europa.eu.
Puoi sempre inviare domande, osservazioni o reclami relativi al trattamento dei tuoi dati personali al Data Protection Officer (DPO) dell'EUAA utilizzando il seguente indirizzo e-mail: dpo@euaa.europa.eu.
In caso di conflitto, i reclami possono essere indirizzati al Supervisore Europeo per la Protezione dei Dati (EDPS) utilizzando il seguente indirizzo e-mail: supervision@edps.europa.eu.
Adottato: 6 novembre 2025
- 1
Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39-98.
- 2
Regulation (EU) 2021/2303 of the European Parliament and of the Council of 15 December 2021 on the European Union Agency for Asylum and repealing Regulation (EU) No 439/2010, OJ L 468, 30.12.2021, p. 1-54.