L’Agence de l’Union européenne pour l’asile (ci-après l’«EUAA» ou l’«Agence») s’engage à protéger votre vie privée. L’EUAA collecte et traite ultérieurement des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/17251 (ci-après le «RPDUE»).
Le présent avis relatif à la protection des données explique, entre autres, les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont vos données à caractère personnel sont recueillies, traitées et protégées et les droits dont vous disposez à cet égard. Il précise également les coordonnées du responsable du traitement auprès duquel vous pouvez exercer vos droits, ainsi que celles du délégué à la protection des données (DPD) et du contrôleur européen de la protection des données (CEPD) que vous pouvez également saisir pour exercer lesdits droits.
Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
Vos données à caractère personnel sont traitées afin de faciliter le fonctionnement de l’outil d’orientation mis au point par l’EUAA. L’outil d’orientation de l’EUAA est destiné à être utilisé par le personnel travaillant dans le domaine de l’asile et de l’accueil afin de faciliter l’orientation des demandeurs ayant des besoins particuliers vers une aide adaptée. Le renvoi de ces cas est essentiel pour éviter l’aggravation de l’état de santé préexistant des demandeurs ou l’apparition de nouveaux facteurs de risque ou besoins. L’orientation vers un soutien adéquat doit être déclenchée dès que les besoins particuliers de la personne sont identifiés. La boîte à outils «Orientation» se compose de trois éléments:
- Formulaire d’orientation - Modèle visant à faciliter la communication entre les acteurs impliqués dans l’orientation du demandeur en situation de vulnérabilité.
- Outil de recherche de prestataires de services - Une fonctionnalité qui aide les utilisateurs à trouver des services offrant un soutien aux demandeurs d’asile en situation de vulnérabilité. Avant de devenir pleinement opérationnelle, cette partie de l’outil doit être alimentée en informations concernant les prestataires de services autorisés dans une zone ou une région spécifique.
- Orientations – Elles visent à orienter les utilisateurs vers la manière de procéder à une orientation adéquate, en décrivant les conditions nécessaires à un processus d’orientation, en indiquant les choses à faire et à ne pas faire aux utilisateurs, et en fournissant les liens vers un mécanisme d’orientation.
Un point focal est toute personne chargée par l’autorité de recenser les services disponibles dans un territoire donné et de les tenir à jour. Les points focaux peuvent exercer leurs fonctions au niveau central ou être affectés à une région donnée.
Ils jouent un rôle crucial pour veiller à ce que la boîte à outils «Orientation» soit fonctionnelle, précise et digne de confiance dans le pays ou la région qui leur est assigné(e).
L’outil d’orientation de l’EUAA aide l’utilisateur à trouver des prestataires de services pertinents disponibles au niveau national/régional dans l’outil de recherche des prestataires de services. Cet outil contient une liste des prestataires de services enregistrés par État membre.
Le traitement se limite à la gestion des données des comptes utilisateurs, à la sécurisation de l’accès à l’outil et au maintien de ses fonctionnalités. Cela signifie que l’EUAA agit en tant que responsable du traitement des données uniquement en ce qui concerne la gestion des accès, la sécurité et la maintenance. Les données saisies dans le formulaire de recommandation ne sont jamais transmises ni stockées sur les serveurs de l’EUAA. Les données restent entièrement dans le navigateur de l’utilisateur.
Nous traitons vos données à caractère personnel comme suit:
- Les informations relatives aux points focaux sont transmises à l’EUAA par courrier électronique à l’adresse électronique fonctionnelle de l’outil d’orientation (referral.tool@euaa.europa.eu). Ces informations sont utilisées pour créer des comptes d’utilisateurs.
- Les informations sur les prestataires de services sont collectées au moyen de l’outil d’orientation de l’EUAA, auquel il est possible d’accéder via EU Login. Ces informations sont utilisées pour alimenter le répertoire des prestataires de services qui figure dans l’outil de recherche des prestataires de services. Il est à noter qu’en ce qui concerne l’utilisation d’EU Login, la Commission européenne (DIGIT) est le responsable du traitement pour toutes les opérations de traitement liées à la gestion d’un compte EU Login et à l’authentification elle-même. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la déclaration de confidentialité d’EU Login.
Quel(s) est (sont) le(s) fondement(s) juridique(s) du traitement de vos données à caractère personnel?
Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de l’article 13 du règlement (UE) 2021/2303 2 (ci-après le «règlement relatif à l’EUAA»), car le traitement est nécessaire pour promouvoir une mise en œuvre correcte et efficace du droit de l’Union en matière d’asile.
Par conséquent, l’opération de traitement est licite au titre de l’article 5, paragraphe 1, point a), du RPDUE, étant donné qu’elle est nécessaire à l’exécution des tâches qui ont été confiées à l’Agence aux fins de l’accomplissement de son mandat en vertu du règlement relatif à l’EUAA. Étant donné que les prestataires de services s’inscrivent eux-mêmes pour être inclus dans l’outil de recherche, le traitement est également licite en vertu de l’article 5, paragraphe 1, point d), du règlement général sur la protection des données (RGPD), qui fait référence au consentement.
Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?
Les (catégories de) données à caractère personnel suivantes sont susceptibles d’être traitées:
- Pour les particuliers ayant le rôle de point focal:
- prénom;
- nom;
- adresse électronique professionnelle;
- pays dans lequel ils sont situés.
- Pour les fournisseurs de services:
- nom (entité juridique) du prestataire de services;
- adresse;
- numéro de téléphone;
- domaine d’expertise (groupe cible et service fourni).
Dans la plupart des cas, ces informations ne sont pas liées à une personne en particulier, mais il peut arriver que le nom d’un prestataire de services fasse directement référence à une personne.
Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
Les données à caractère personnel des points focaux sont conservées aussi longtemps qu’un utilisateur est actif en tant que point focal. Afin de supprimer leurs comptes de points focaux, ces derniers doivent contacter l’EUAA à l’adresse suivante: referral.tool@euaa.europa.eu.
Les informations relatives aux prestataires de services font l’objet de vérifications périodiques afin d’en garantir l’exactitude. Un prestataire de services peut supprimer ses informations de l’outil d’orientation et supprimer de manière indépendante son compte via EU Login. La suppression du compte EU Login ne supprime pas automatiquement le compte et les informations relatives aux services dans l’outil d’orientation de l’EUAA.
Comment protégeons-nous et sauvegardons-nous vos données à caractère personnel?
Afin de protéger vos données à caractère personnel, l’EUAA a mis en place un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles. Les mesures techniques comprennent les actions appropriées pour assurer la sécurité en ligne, prévenir les risques de perte, d’altération ou d’accès non autorisé aux données, en tenant compte des risques liés au traitement et à la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la restriction de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées qui ont un besoin légitime d’en connaître aux fins du traitement.
Il est à noter que les données d’authentification des prestataires de services sont protégées par l’authentification multifactorielle (ci-après «AMF») rendue possible par EU Login, et que les données d’authentification des points focaux sont protégées par Microsoft Entra ID avec AMF.
Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
Les (catégories de) destinataires suivant(e)s ont accès à vos données à caractère personnel:
- Les informations sur les points focaux ne sont disponibles qu’en fonction du besoin d’en connaître, pour le personnel de l’EUAA travaillant pour l’unité «Coopération et orientation en matière d’asile et d’accueil» («ARCU») ainsi que pour le personnel autorisé de l’unité «Technologies de l’information et de la communication» («ICTU») à des fins de maintenance et de dépannage.
- Les informations relatives aux prestataires de services sont accessibles au public.
Transférons-nous des données à caractère personnel vous concernant à des pays tiers ou à des organisations internationales (en dehors de l’UE/EEE)?
Non
Ce traitement implique-t-il une prise de décision automatisée, y compris le profilage?
Non
Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?
Conformément au RPDUE, vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel et de les rectifier si celles-ci sont inexactes ou incomplètes. Si vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires à l’EUAA ou si le traitement est illicite, vous avez le droit d’effacer vos données. Dans certaines circonstances, notamment si vous contestez l’exactitude des données traitées ou si vous doutez de la licéité du traitement de vos données, vous êtes autorisé à demander au responsable du traitement de limiter ce traitement. Vous êtes également habilité à vous opposer, pour des motifs légitimes et impérieux, au traitement de données vous concernant. En outre, vous avez le droit à la portabilité des données qui vous permet d’obtenir les données que le responsable du traitement des données détient vous concernant et de les transférer d’un responsable du traitement des données à un autre. Lorsque cela s’avère pertinent et techniquement possible, l’EUAA effectuera ce travail pour vous.
Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez contacter le responsable du traitement des données, le chef de l’unité «Coopération et orientation en matière d’asile et d’accueil», en envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante: referral.tool@euaa.europa.eu.
Vous pouvez à tout moment soumettre des questions, des remarques ou des réclamations relatives au traitement de vos données à caractère personnel au délégué à la protection des données (DPD) de l’EUAA, via l’adresse électronique suivante:dpo@euaa.europa.eu.
En cas de conflit, les plaintes peuvent être adressées au Contrôleur européen de la protection des données (CEPD) à l’adresse électronique suivante: supervision@edps.europa.eu.
Adopté: le 6 novembre 2025
- 1
Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) nº 45/2001 et la décision nº 1247/2002/CE (JO L 295 du 21.11.2018, p. 39).
- 2
Règlement (UE) 2021/2303 du Parlement européen et du Conseil du 15 décembre 2021 relatif à l’Agence de l’Union européenne pour l’asile et abrogeant le règlement (UE) nº 439/2010 (JO L 468 du 30.12.2021, p. 1).