Legale și protecția datelor

Agenția Uniunii Europene pentru Azil (în continuare "EUAA" sau "Agenția") este angajată să protejeze confidențialitatea dumneavoastră. EUAA colectează și procesează în continuare datele personale conform Regulamentului (UE) 2018/17251 (în continuare "EUDPR").

Această Notificare de Protecție a Datelor explică , printre altele, motivele pentru prelucrarea datelor dumneavoastră personale, modul în care colectăm, gestionăm și asigurăm protecția datelor dumneavoastră personale și ce drepturi aveți în legătură cu datele dumneavoastră personale. De asemenea, specifică datele de contact ale Responsabilului de Protecție a Datelor cu care puteți exercita drepturile, precum și ale Ofițerului de Protecție a Datelor (DPO) și ale Supraveghetorului European pentru Protecția Datelor (EDPS), la care puteți avea acces și pentru a exercita aceste drepturi.

De ce și cum procesăm datele tale personale?

Datele dumneavoastră personale sunt procesate pentru a facilita funcționarea Instrumentului de Trimitere dezvoltat de EUAA. Instrumentul de Trimitere EUAA este destinat să fie folosit de personalul care lucrează în azil și recepție pentru a facilita trimiterea solicitanților cu nevoi speciale către un sprijin adecvat. Trimiterea acestor cazuri este esențială pentru a preveni agravarea condiției preexistente a solicitanților sau apariția unor factori sau nevoi noi. Trimiterea către sprijin adecvat trebuie declanșată imediat ce nevoile speciale ale persoanei sunt identificate. Trusa de Instrumente de Trimitere este compusă din trei elemente:

  1. Formular de recomandare - Un șablon destinat facilitării comunicării între actorii implicați în trimiterea solicitantului într-o situație vulnerabilă.
  2. Instrumentul de căutare al furnizorilor de servicii - O funcție care ajută utilizatorii să găsească servicii care oferă suport solicitanților aflați într-o situație vulnerabilă. Înainte de a deveni complet funcțională, această parte a instrumentului trebuie completată cu informații despre furnizorii autorizați de servicii dintr-o anumită zonă sau regiune.
  3. Ghidare - Scopul este de a ghida utilizatorii despre cum să efectueze adecvat o trimitere, să evidențieze condițiile necesare pentru un proces de trimitere, să ofere recomandări și să nu facă pentru utilizatori și linkuri către un mecanism de recomandare

Un Punct Focal este orice persoană însărcinată de autoritate să cartografieze serviciile disponibile într-un teritoriu desemnat și să le mențină actualizate. Aceștia pot opera la nivel central sau pot fi repartizați unei anumite zone. 

Punctele Focale joacă un rol crucial în asigurarea funcționalității Toolkitului de Recomandare în țara sau regiunea lor atribuită. 

Instrumentul de Recomandare EUAA ajută utilizatorul să găsească furnizori de servicii relevanți disponibili la nivel național/regional în Instrumentul de Căutare al Furnizorilor de Servicii. Instrumentul conține o listă a furnizorilor de servicii înregistrați pe stat membru.

Procesarea este limitată la gestionarea datelor conturilor de utilizator, asigurarea accesului securizat la instrument și menținerea funcționalității. Aceasta înseamnă căEUAA acționează ca și controlor de date doar în ceea ce privește gestionarea accesului, securitatea și mentenanța. Datele completate în formularul de recomandare nu sunt niciodată transmise sau stocate pe serverele EUAA. Datele rămân în întregime în browserul utilizatorului. 

Tratăm datele dumneavoastră personale după cum urmează: 

  • Informațiile despre punctele focale sunt direcționate către EUAA prin e-mail către cutia poștală funcțională a Instrumentului de Referință (referral.tool@euaa.europa.eu). Aceste informații sunt folosite pentru a crea conturi de utilizator.
  • Informațiile despre furnizorii de servicii sunt colectate prin Instrumentul de Referință EUAA, accesul la acesta fiind asigurat prin Autentificare UE. Aceste informații sunt folosite pentru a completa depozitul furnizorilor de servicii conținut în Instrumentul de Căutare al Furnizorilor de Servicii. Se menționează că, în ceea ce privește utilizarea Autentificării UE, Comisia Europeană (DIGIT) este controlorul tuturor operațiunilor de procesare legate de menținerea unui cont de autentificare UE și de autentificare în sine. Pentru mai multe informații, vă rugăm să consultați Declarația de Confidențialitate a Autentificării UE. 

Pe ce bază legală prelucrăm datele dumneavoastră personale?

Prelucrăm datele dumneavoastră personale pe baza articolului 13 din Regulamentul (UE) 2021/2303 2 (denumit în continuare "Regulamentul EUAA"), deoarece procesarea este necesară pentru promovarea unei implementări corecte și eficiente a legislației Uniunii privind azilul.

Prin urmare, operațiunea de procesare este legală conform articolului 5(1) punctul (a) din EUDPR, având în vedere că este necesară pentru îndeplinirea sarcinilor pe care agenția le-a încredințat în scopul îndeplinirii mandatului său în virtutea Regulamentului EUAA. Având în vedere că furnizorii de servicii se auto-înregistrează pentru a fi incluși în Instrumentul de Căutare, prelucrarea este legală și conform punctului (d) al articolului 5(1) din EUDPR, care face referire la consimțământ. 

Ce date personale colectăm și procesăm ulterior? 

Următoarele categorii de date personale pot fi tratate:

  • Pentru persoanele care acționează ca puncte focale:
    • Nume;
    • Nume de familie;
    • Adresa de email corporativă;
    • Țara în care sunt localizați.
  • Pentru furnizorii de servicii:
    • (Entitate juridică) numele furnizorului de servicii
    • Adresă
    • Număr de telefon
    • Domeniul de expertiză (grupul țintă și serviciul oferit)

În majoritatea cazurilor, aceste informații nu sunt legate de o persoană, însă uneori numele unui furnizor de servicii se referă direct la o persoană.

Cât timp păstrăm datele tale personale?

Datele personale ale punctelor focale sunt păstrate atât timp cât utilizatorul este activ ca punct focal. Pentru a-și șterge conturile de puncte focale, trebuie să contacteze EUAA prin referral.tool@euaa.europa.eu. 

Informațiile despre furnizorii de servicii sunt supuse unor revizuiri periodice pentru a asigura acuratețea. Un furnizor de servicii își poate șterge informațiile din instrumentul de recomandare și își poate șterge independent contul prin EU Login. Ștergerea contului de autentificare UE nu elimină automat contul și informațiile despre servicii din Instrumentul de Recomandare EUAA.

Cum vă protejăm și protejăm datele personale?

Pentru a proteja datele dumneavoastră personale, EUAA a implementat o serie de măsuri tehnice și organizaționale. Măsurile tehnice includ acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea online, riscul de pierdere a datelor, modificarea datelor sau accesul neautorizat, ținând cont de riscul prezentat de prelucrare și natura datelor personale pretratate. Măsurile organizaționale includ restricționarea accesului la datele personale exclusiv persoanelor autorizate care au o nevoie legitimă de a ști în scopul acestei operațiuni de procesare.

Se menționează că datele de autentificare ale furnizorilor de servicii sunt  protejate prin autentificarea multifactorială ('MFA') activată prin autentificare UE, iar datele de autentificare ale punctelor focale sunt protejate de Microsoft Entra ID cu MFA. 

Cine are acces la datele tale personale și cui le sunt dezvăluite?

Următoarele categorii de destinatari au acces la datele tale personale:

  • Informațiile despre punctele focale sunt disponibile doar pentru personalul EUAA care lucrează pentru Unitatea de Cooperare și Ghidare pentru Azil și Recepție ("ARCU"), precum și pentru personalul autorizat al Unității de Tehnologia Informației și Comunicațiilor ("ICTU") pentru întreținere și depanare.  
  • Informațiile despre furnizorii de servicii sunt disponibile public.

Transferăm datele dumneavoastră personale către țări terțe sau organizații internaționale (în afara UE/SEE)?

Nu

Această procesare implică luarea automată a deciziilor, inclusiv profilarea?

Nu

Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita? 

Conform EUDPR, aveți dreptul să accesați datele dumneavoastră personale și să le corectați în cazul în care acestea sunt inexacte sau incomplete. Dacă datele dumneavoastră personale nu mai sunt necesare de EUAA sau dacă operațiunea de procesare este ilegală, aveți dreptul să vă ștergeți datele. În anumite circumstanțe, cum ar fi dacă contestați acuratețea datelor procesate sau dacă nu sunteți sigur că datele lor sunt tratate legal, puteți solicita Operatorului de Date să restricționeze prelucrarea datelor. De asemenea, puteți obiecta, pe motive legitime, față de prelucrarea datelor referitoare la dumneavoastră. În plus, aveți dreptul la portabilitatea datelor, ceea ce vă permite să obțineți datele pe care Operatorul le deține asupra dumneavoastră și să le transferați de la un Operator de Date la altul. Acolo unde este relevant și tehnic fezabil, EUAA va face această muncă în locul dumneavoastră.

Dacă aveți întrebări/întrebări legate de prelucrarea datelor dumneavoastră personale sau doriți să vă exercitați drepturile, vă rugăm să contactați Agentul de Administrare, Șeful Unității de Cooperare și Îndrumare pentru Azil și Recepție, trimițând un e-mail către referral.tool@euaa.europa.eu. 

Puteți oricând să trimiteți întrebări, remarci sau plângeri legate de prelucrarea datelor dumneavoastră personale către Ofițerul de Protecție a Datelor (DPO) al EUAA, folosind următoarea adresă de e-mail: dpo@euaa.europa.eu. 

În caz de conflict, plângerile pot fi adresate Supraveghetorului European pentru Protecția Datelor (EDPS) folosind următoarea adresă de e-mail: supervision@edps.europa.eu.  

Adoptat: 6 noiembrie 2025

  • 1

    Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39-98.

  • 2

    Regulation (EU) 2021/2303 of the European Parliament and of the Council of 15 December 2021 on the European Union Agency for Asylum and repealing Regulation (EU) No 439/2010, OJ L 468, 30.12.2021, p. 1-54.