Rechtsschutz und Datenschutz

Die Asylagentur der Europäischen Union (im Folgenden „EUAA“ oder „Agentur“) setzt sich für den Schutz Ihrer Privatsphäre ein. Die EUAA erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725.1 (im Folgenden „EU-DSVO“).

In diesem Datenschutzhinweis werden unter anderem die Gründe für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, handhaben und schützen, sowie die Rechte erläutert, die Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Außerdem sind darin die Kontaktdaten des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen angegeben, bei dem Sie Ihre Rechte geltend machen können, sowie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (DSB) und des Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDSB), an die Sie sich ebenfalls wenden können, um die genannten Rechte auszuüben.

Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um den Betrieb des von der EUAA entwickelten Verweisungsinstruments zu erleichtern. Das EUAA-Verweisungsinstrument soll von den im Asyl- und Aufnahmebereich tätigen Mitarbeitern genutzt werden, um die Verweisung von Antragstellenden mit besonderen Bedürfnissen zu erleichtern, damit diese angemessene Unterstützung erhalten können. Die Verweisung dieser Fälle ist von entscheidender Bedeutung, um zu verhindern, dass sich der Zustand der Antragstellenden verschlechtert oder neue Risikofaktoren oder Bedürfnisse entstehen. Die Verweisung an geeignete Unterstützungsdienste sollte ausgelöst werden, sobald die besonderen Bedürfnisse der Person ermittelt wurden. Das Verweisungsinstrumentarium besteht aus drei Elementen:

  1. Verweisungsformular – Eine Vorlage zur Erleichterung der Kommunikation zwischen den Akteuren, die an der Verweisung der schutzbedürftigen antragstellenden Person beteiligt sind.
  2. Tool für die Suche nach Diensteanbietern – eine Funktion, die Nutzern dabei hilft, Dienste zur Unterstützung schutzbedürftiger Antragstellender zu finden. Bevor dieser Teil des Tools voll funktionsfähig ist, muss er mit Informationen zu autorisierten Diensteanbietern in einem bestimmten Gebiet oder einer bestimmten Region gefüllt werden.
  3. Leitfaden – Er soll den Nutzern zeigen, wie sie eine Verweisung richtig durchführen, indem er die notwendigen Bedingungen für einen Verweisungsprozess darlegt, den Nutzern Verhaltensregeln an die Hand gibt und Links zu einem Verweisungsmechanismus bereitstellt.

Eine Anlaufstelle ist jede Person, die von der Behörde damit beauftragt wurde, die in einem bestimmten Gebiet verfügbaren Dienste zu erfassen und auf dem neuesten Stand zu halten. Sie kann auf zentraler Ebene tätig sein oder einem bestimmten Gebiet zugewiesen werden. 

Die Anlaufstellen spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass das Verweisungsinstrumentarium funktional, genau und in dem Land oder der Region, dem bzw. der sie zugewiesen wurden, vertrauenswürdig ist. 

Das EUAA-Verweisungsinstrument hilft dem Nutzer, relevante Diensteanbieter auf nationaler/regionaler Ebene im Suchinstrument für Diensteanbieter zu finden. Das Instrument enthält eine Liste der registrierten Diensteanbieter pro Mitgliedstaat.

Die Verarbeitung beschränkt sich auf die Verwaltung der Daten von Nutzerkonten, die Gewährleistung eines sicheren Zugangs zum Instrument und die Aufrechterhaltung der Funktionalität. Das bedeutet, dass die EUAA nur in Bezug auf Zugangsverwaltung, Sicherheit und Wartung als Verantwortlicher fungiert. Daten, die im Verweisungsformular ausgefüllt sind, werden nie auf EUAA-Servern übermittelt oder gespeichert. Die Daten verbleiben vollständig im Browser des Nutzers. 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten wie folgt: 

  • Informationen über die Anlaufstellen werden der EUAA per E-Mail an die funktionale Mailbox des Verweisungsinstruments (referral.tool@euaa.europa.eu) übermittelt. Diese Informationen werden verwendet, um Nutzerkonten zu erstellen.
  • Informationen über Diensteanbieter werden über das EUAA-Verweisungsinstrument erhoben, auf das über das „EU Login“ zugegriffen werden kann. Diese Informationen werden verwendet, um das Verzeichnis der Diensteanbieter zu füllen, das im Tool für die Suche nach Diensteanbietern enthalten ist. Es wird darauf hingewiesen, dass die Europäische Kommission (DIGIT) im Hinblick auf die Nutzung von „EU Login“ der für alle Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit der Führung eines EU Login-Kontos und der Authentifizierung selbst Verantwortliche ist. Weitere Informationen finden Sie in der EU Login-Datenschutzerklärung. 

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Artikel 13 der Verordnung (EU) 2021/2303 2 (im Folgenden „EUAA-Verordnung“), da die Verarbeitung für die Förderung einer korrekten und wirksamen Umsetzung des Unionsrechts im Asylbereich erforderlich ist.

Folglich ist die Verarbeitung gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der EU-DSVO rechtmäßig, da sie für die Wahrnehmung der Aufgaben erforderlich ist, mit denen die Agentur zwecks Erfüllung ihres Auftrags gemäß der EUAA-Verordnung betraut wurde. Da sich die Diensteanbieter selbst registrieren, um in das Suchinstrument aufgenommen zu werden, ist die Verarbeitung auch gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe d der EU-DSVO, der sich auf die Einwilligung bezieht, rechtmäßig. 

Welche personenbezogenen Daten werden von uns erhoben und weiterverarbeitet? 

Die folgenden (Kategorien von) personenbezogenen Daten können verarbeitet werden:

  • Für Einzelpersonen, die als Anlaufstellen fungieren:
    • Name;
    • Nachname;
    • E-Mail-Adresse der Organisation;
    • Land, in dem sie sich befinden.
  • Für Diensteanbieter:
    • (Juristische Person) Name des Diensteanbieters
    • Anschrift
    • Telefonnummer
    • Fachgebiet (Zielgruppe und angebotene Dienstleistung)

In den meisten Fällen sind diese Informationen nicht an eine Person gebunden, es kann jedoch vorkommen, dass sich der Name eines Diensteanbieters direkt auf eine Person bezieht.

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Personenbezogene Daten von Anlaufstellen werden so lange gespeichert, wie ein Nutzer als Anlaufstelle tätig ist. Um ihre Anlaufstellenkonten zu löschen, müssen sie sich über referral.tool@euaa.europa.eu an die EUAA wenden. 

Informationen über Diensteanbieter werden regelmäßig überprüft, um ihre Richtigkeit zu gewährleisten. Ein Diensteanbieter kann seine Daten aus dem Verweisungsinstrument löschen und sein Konto selbstständig über EU Login löschen. Durch die Löschung des EU-Login-Kontos werden das Konto und die Informationen über Dienstleistungen im Verweisungsinstrumentarium der EUAA nicht automatisch gelöscht.

Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die EUAA eine Reihe technischer und organisatorischer Maßnahmen ergriffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und -änderung und unberechtigtem Zugang, wobei dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung getragen wird. Zu den organisatorischen Maßnahmen gehört die Beschränkung des Zugangs zu den personenbezogenen Daten ausschließlich auf befugte Personen, die für die Zwecke dieses Verarbeitungsvorgangs Kenntnis von diesen Daten haben müssen.

Es wird darauf hingewiesen, dass die Authentifizierungsdaten der Diensteanbieter durch eine über EU Login aktivierte Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) geschützt sind und die Authentifizierungsdaten der Anlaufstellen durch Microsoft Entra ID mit MFA geschützt sind. 

Wer hat Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und an wen werden sie weitergegeben?

Die folgenden Empfänger (Kategorien von Empfängern) haben Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten:

  • Informationen über die Anlaufstellen stehen dem Personal der EUAA, das für das Referat Zusammenarbeit und Beratung in Asyl- und Aufnahmeangelegenheiten (ARCU) tätig ist, sowie befugtem Personal des Referats für Informations- und Kommunikationstechnologie (ICTU) zu Wartungs- und Fehlerbehebungszwecken nur nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ zur Verfügung.  
  • Informationen über Diensteanbieter sind öffentlich zugänglich.

Übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an Drittländer oder internationale Organisationen (außerhalb der EU/des EWR)?

Nein

Beinhaltet diese Verarbeitung eine automatisierte Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling?

Nein

Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben? 

Gemäß der EU-DSVO haben Sie das Recht, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und unrichtige oder unvollständige Daten zu berichtigen. Wenn Ihre personenbezogenen Daten von der EUAA nicht mehr benötigt werden oder wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist, haben Sie das Recht, Ihre Daten löschen zu lassen. Unter bestimmten Umständen, etwa wenn Sie die Richtigkeit der verarbeiteten Daten bestreiten oder wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Daten rechtmäßig verarbeitet werden, können Sie den Verantwortlichen um eine Einschränkung der Datenverarbeitung ersuchen. Sie können auch aus zwingenden berechtigten Gründen der Verarbeitung von Sie betreffenden Daten widersprechen. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit, das es Ihnen ermöglicht, die Sie betreffenden Daten zu erhalten, über die der Verantwortliche verfügt, und sie von einem Verantwortlichen an einen anderen zu übertragen. Sofern dies relevant und technisch möglich ist, wird die EUAA diese Maßnahme für Sie durchführen.

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen, den Leiter des Referats Zusammenarbeit und Beratung im Bereich Asyl und Aufnahme, indem Sie eine E-Mail an referral.tool@euaa.europa.eu senden. 

Fragen, Anmerkungen oder Beschwerden im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie stets unter folgender E-Mail-Adresse an den Datenschutzbeauftragten (DSB) der EUAA richten: dpo@euaa.europa.eu. 

Im Falle eines Konflikts können beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDPS) Beschwerden unter folgender E-Mail-Adresse eingereicht werden: supervision@edps.europa.eu.  

Datum der Annahme: 6. November 2012

  • 1

    Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (ABl. L 295 vom 21.11.2018, S. 39).

  • 2

    Verordnung (EU) 2021/2303 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 15. Dezember 2021 über die Asylagentur der Europäischen Union und zur Aufhebung der Verordnung (EU) Nr. 439/2010 (ABl. L 468 vom 30.12.2021, S. 1).