Het Asielagentschap van de Europese Unie (hierna “het EUAA” of “het Agentschap” genoemd) neemt de bescherming van uw recht op privacy heel serieus. Het EUAA verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/17251 (hierna “de EUVG” genoemd).
In deze privacyverklaring ontdekt u onder andere waarom wij uw persoonsgegevens verwerken, hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, behandelen en beschermen en welke rechten u over uw persoonsgegevens kunt uitoefenen. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt doen gelden, alsook van de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) op wie u eveneens een beroep kunt doen om die rechten uit te oefenen.
Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden verwerkt om het door het EUAA ontwikkelde verwijzingsinstrument gemakkelijker te gebruiken te maken. Dit instrument moet ervoor zorgen dat personeel dat werkzaam is op asiel- en opvanggebied asielzoekers met bijzondere behoeften gemakkelijker naar passende ondersteuning kan doorverwijzen. De doorverwijzing van deze mensen is van cruciaal belang om te voorkomen dat hun toestand verergert of dat zij nieuwe risicofactoren of behoeften ontwikkelen. Het proces van doorverwijzing naar passende ondersteuning moet worden gestart zodra er bij iemand bijzondere behoeften worden vastgesteld. De verwijzingstoolkit bestaat uit drie elementen:
- Verwijzingsformulier – een modelformulier om de communicatie tussen iedereen die betrokken is bij de doorverwijzing van een verzoeker in een kwetsbare situatie te vergemakkelijken.
- Zoekinstrument voor dienstverleners – een functie die gebruikers helpt diensten te vinden die ondersteuning bieden aan verzoekers in een kwetsbare situatie. Voordat dit element van het instrument volledig kan worden gebruikt, moet het worden gevuld met informatie over goedgekeurde dienstverleners in een specifiek gebied of een specifieke regio.
- Richtsnoeren – om gebruikers te begeleiden bij de correcte uitvoering van een doorverwijzing. De richtsnoeren beschrijven de noodzakelijke voorwaarden voor het verwijzingsproces, geven aan wat gebruikers moeten of juist niet mogen doen en reiken links naar een verwijzingsmechanisme aan.
Als contactpunt geldt elke persoon die door de autoriteit is belast met het in kaart brengen en actueel houden van de diensten die in een aangewezen gebied beschikbaar zijn. Contactpunten kunnen op nationaal niveau werken of zich met een bepaald gebied bezighouden.
Zij hebben de cruciale taak om ervoor te zorgen dat de verwijzingstoolkit functioneel en nauwkeurig is en vertrouwen geniet in het land of de regio waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
Het verwijzingsinstrument van het EUAA helpt de gebruiker relevante dienstverleners te vinden die op nationaal/regionaal niveau beschikbaar zijn in het zoekinstrument voor dienstverleners. Dit instrument bevat een lijst van geregistreerde dienstverleners in elke lidstaat.
De verwerkingsactiviteit is beperkt tot het beheren van gebruikersaccountgegevens, het waarborgen van beveiligde toegang tot het instrument en het onderhouden van de functionaliteit ervan. Dit betekent dat het EUAA alleen als verwerkingsverantwoordelijke optreedt voor wat betreft toegangsbeheer, beveiliging en onderhoud. De gegevens die in het verwijzingsformulier worden ingevuld, worden in geen geval verzonden of opgeslagen op de servers van het EUAA. De gegevens verlaten de browser van de gebruiker niet.
Wij verwerken uw persoonsgegevens als volgt:
- Informatie over contactpunten wordt per e-mail aan het EUAA overgebracht via de functionele mailbox van de verwijzingstool (referral.tool@euaa.europa.eu). Deze informatie wordt gebruikt om gebruikersaccounts aan te maken.
- Er wordt informatie over dienstverleners verzameld via het verwijzingsinstrument van het EUAA, waartoe toegang wordt verleend met behulp van EU Login. Deze informatie wordt gebruikt om de database met dienstverleners te voeden die deel uitmaakt van het zoekinstrument voor dienstverleners. Wat het gebruik van EU Login betreft, wordt opgemerkt dat de Europese Commissie (DIGIT) de verwerkingsverantwoordelijke is voor alle verwerkingsactiviteiten in verband met het hebben van een EU Login-account evenals de authenticatieprocedure zelf. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de privacyverklaring van EU Login.
Op welke rechtsgrond(en) verwerken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van artikel 13 van Verordening (EU) 2021/2303 2 (hierna “de EUAA-verordening” genoemd), omdat die verwerking noodzakelijk is voor de correcte en doeltreffende uitvoering van het Unierecht inzake asiel.
Bijgevolg zijn de verwerkingsactiviteiten rechtmatig op grond van artikel 5, lid 1, punt a), EUVG, aangezien zij noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de taken die aan het Agentschap zijn toevertrouwd met het oog op de vervulling van zijn mandaat krachtens de EUAA-verordening. Aangezien dienstverleners zich zelf registreren om te worden opgenomen in het zoekinstrument is deze verwerking ook rechtmatig op grond van artikel 5, lid 1, punt d), EUVG, waarin van toestemming wordt gesproken.
Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?
De volgende (categorieën van) persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:
- voor personen die als contactpunt optreden:
- voornaam,
- achternaam,
- beroepsmatig e-mailadres,
- land waar ze zich bevinden;
- voor dienstverleners:
- (rechtspersoon) naam van de dienstverlener,
- adres,
- telefoonnummer,
- expertisegebied (doelgroep en verleende dienst).
In de meeste gevallen is deze informatie niet gekoppeld aan een specifieke persoon, hoewel het soms kan voorkomen dat de naam van een dienstverlener rechtstreeks naar een persoon verwijst.
Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Persoonsgegevens van contactpunten worden bewaard zolang de betrokken gebruiker als contactpunt actief is. Om hun contactpuntaccount te schrappen, moeten zij contact opnemen met het EUAA via referral.tool@euaa.europa.eu.
Informatie over dienstverleners wordt periodiek gecontroleerd om de juistheid ervan te waarborgen. Dienstverleners kunnen hun informatie uit het verwijzingsinstrument verwijderen of account onafhankelijk verwijderen via EU Login. Het verwijderen van een EU Login-account leidt niet automatisch tot het verwijderen van het account en de diensteninformatie in het verwijzingsinstrument van het EUAA.
Hoe beschermen en vrijwaren wij uw persoonsgegevens?
Het EUAA heeft verschillende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen. In het kader van de technische maatregelen wordt er onder meer voor gezorgd dat alle onlineactiviteit beveiligd is en uw gegevens beschermd worden tegen het risico op verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, rekening houdend met het risico waarmee de verwerking gepaard gaat alsook met de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden onder meer in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens om een gerechtvaardigde reden moeten kennen met het oog op de verwerking ervan.
De authenticatiegegevens van dienstverleners worden beschermd via de functie voor multifactorauthenticatie (MFA) van EU Login, en de authenticatiegegevens van contactpunten genieten bescherming via Microsoft Entra ID met MFA.
Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden deze vrijgegeven?
De volgende (categorieën van) ontvangers hebben toegang tot uw persoonsgegevens:
- informatie over contactpunten is enkel volgens het beginsel van kennisnemingsbehoefte beschikbaar voor EUAA-personeel dat werkt voor de eenheid Samenwerking en Begeleiding bij asiel en opvang, alsook voor bevoegd personeel van de eenheid Informatie- en Communicatietechnologie met het oog op onderhoud en probleemoplossing;
- informatie over dienstverleners is voor iedereen beschikbaar.
Geven wij uw persoonsgegevens door aan derde landen of internationale organisaties (buiten de EU/EER)?
Nee
Wordt er bij deze verwerkingsactiviteit gebruikgemaakt van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering?
Nee
Wat zijn uw rechten en hoe kunt u die uitoefenen?
Volgens de EUVG hebt u het recht om uw persoonsgegevens in te zien en om bepaalde gegevens te laten corrigeren indien zij onjuist of onvolledig zijn. Als het EUAA uw persoonsgegevens niet langer nodig heeft of als er sprake is van onrechtmatige verwerking, hebt u het recht om uw gegevens te laten wissen. Onder bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van verwerkte gegevens betwist of u betwijfelt dat uw gegevens rechtmatig worden verwerkt, kunt u de verwerkingsverantwoordelijke verzoeken om de gegevensverwerking te beperken. Om zwaarwegende gerechtvaardigde redenen kunt u ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens. Daarnaast hebt u recht op gegevensoverdraagbaarheid, wat betekent dat u de gegevens die een verwerkingsverantwoordelijke over u bewaart, kunt opvragen en naar een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt overdragen. Als dit relevant en technisch mogelijk is, zal het EUAA dit voor u doen.
Als u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke, namelijk het hoofd van de eenheid Samenwerking en Begeleiding bij asiel en opvang, door een e-mail te sturen naar referral.tool@euaa.europa.eu.
U kunt altijd vragen, opmerkingen of klachten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens indienen bij de functionaris voor gegevensbescherming van het EUAA via het volgende e-mailadres: dpo@euaa.europa.eu.
In geval van een geschil kunt u een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) via het volgende e-mailadres: supervision@edps.europa.eu.
Goedgekeurd op: 6 november 2025
- 1
Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39).
- 2
Verordening (EU) 2021/2303 van het Europees Parlement en de Raad van 15 december 2021 inzake het Asielagentschap van de Europese Unie en tot intrekking van Verordening (EU) nr. 439/2010 (PB L 468 van 30.12.2021, blz. 1).